Anche per questo anno 2025 la legge finanziaria ci chiede una particolare attenzione per la gestione di uno degli aspetti operativi più delicati relativi alla gestione amministrativa delle spese effettuate dal personale dipendente.

Infatti l’articolo 1, con i commi da 81 ad 86 della Legge di bilancio per l’anno 2025 (Legge n.207/2024), introduce il concetto di tracciabilità delle spese sostenute durante le trasferte fuori dal territorio comunale e per rappresentanza. L’introduzione della tracciabilità dal 2025 di tali spese è stata giustificata nella relazione tecnica da parte del Governo per arginare l’evasione fiscale nel settore dei trasporti e della ristorazione, ritenuta significativa.

Si rammenta che per trasferta si intende uno spostamento temporaneo che il datore di lavoro comanda al lavoratore dipendente, che deve quindi spostarsi dalla sede abituale e contrattuale di lavoro ad altra e diversa, per obiettive esigenze organizzative e produttive.

Non pare superfluo evidenziare che le spese sostenute dal dipendente durante eventuali trasferte che devono essere sostenute con modalità di pagamento tracciabile sono le seguenti:

- spese per vitto;

- spese per alloggio;

- spese per viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea.

Sono invece considerati tracciabili i seguenti sistemi di pagamento:

- versamento bancario;

- versamento postale;

- con carta di debito;

- con carta di credito;

- bancomat;

- assegno bancario;

- assegno circolare;

- strumenti elettronici di pagamento che consentano la tracciabilità del flusso.

La norma richiede solo che il pagamento sia tracciabile e ciò non presuppone che questo debba per forza avvenire con uno strumento di pagamento riferibile al datore di lavoro, anche se questa ipotesi è quella da preferire. Il Tuir prevede che non concorrono a formare reddito i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente in occasione della trasferta fino all’importo massimo giornaliero di € 15,49. Rientrano tra queste spese ad esempio, il parcheggio, le spese di lavanderia. Queste spese sembrerebbero fuori dal campo di applicazione della tracciabilità: sarebbe tuttavia anche in questo caso opportuno un chiarimento istituzionale.

Qualora le spese di trasferta venissero pagate con strumenti di pagamento non tracciabili, costituirebbero reddito per il percipiente e, in quanto tale, assoggettato a contribuzione e tassazione e per le stesse il datore di lavoro non potrebbe fruire della deducibilità ai fini Ires/Irpef e dell’Irap.

Taluni commenti apparsi sulla stampa specializzata hanno precisato che i nuovi obblighi di tracciabilità per le spese di trasferta previsti dall'art. 1 co. 81 - 83 della L. 207/2024 non sembrano sempre rispettabili, soprattutto nei Paesi esteri con scarsa (se non nulla) diffusione dei mezzi di pagamento tracciati. Se la spesa non è tracciabile, ad ora l'unica soluzione percorribile sembrerebbe quella di erogare la retribuzione al dipendente "al lordo" del rimborso, con la conseguente imponibilità integrale del medesimo. A questo punto, però, sembrerebbe ragionevole ritenere deducibile l'importo "lordizzato" come costo del lavoro contabilizzato nella voce B.9 del Conto economico, atteso che esso perderebbe la natura di rimborso per trasferta.

Lo studio resta a disposizione per eventuali approfondimenti e specifiche tematiche di interesse relative al tema.